Usufruire di un BPO costruito sulle reali esigenze della propria impresa, significa essere liberi di dedicare alle attività principali tutta l’energia che occorre.
CNI SpA si propone come partner strategico presso cui esternalizzare la pianificazione, gestione e svolgimento di tutte quelle attività che, pur essendo cruciali per l’operatività dell’azienda, non appartengono al suo core business.
Questo si traduce nella possibilità di conquistare nuovi mercati, ampliare la propria offerta di prodotti e servizi, espandere la customer base, migliorare il rapporto con gli stakeholder.
L’intera gamma di servizi di backoffice 2.0 erogati da CNI SpA utilizza piattaforme informatiche scalabili e integrate con soluzioni di Robotic Process Automation (RPA) e Artificial Intelligence (AI)
Tutti i sistemi interagiscono con l’impresa cliente attraverso protocolli e modelli avanzati di sistemi digitali per la massima affidabilità, sicurezza e produttività.
RICONOSCIMENTO ONLINE
Il servizio consiste nell’implementazione di sistemi di video-identificazione per:
- riconoscimento e verifica a distanza dell’identità del cliente,
- acquisizione della firma,
- sottoscrizione digitale di documentazione contrattuale.
Queste procedure, assolutamente sicure e garantite nella loro efficacia, rispettano gli standard più elevati di riservatezza e compliance con la normativa GDPR.
Inoltre, sono perfettamente in linea con le attuali direttive AgID in materia di antiriciclaggio e trasparenza.
Garantiscono la massima velocità e accuratezza delle operazioni, la certezza dell’esito delle transazioni, la sicurezza dei dati trattati e offrono al cliente la migliore esperienza di fruizione della piattaforma aziendale.
MAIL ROOM
Il servizio di mail room offerto da CNI SpA si avvale dei sistemi più moderni e sicuri per la protocollazione, digitalizzazione e archiviazione della corrispondenza in entrata e in uscita
Attraverso un’analisi approfondita delle caratteristiche dei flussi documentali dell’impresa, garantisce una gestione rapida, flessibile e sicura della documentazione, e la massima tutela della riservatezza dei dati.
INBOUND
La piattaforma informatica utilizzata da CNI SPA per la protocollazione dei documenti in ingresso, include opzioni interamente configurabili per:
- classificazione
- catalogazione
- etichettatura
- smistamento
Il sistema gestisce l’intero flusso inbound sia cartaceo che digitale, attraverso soluzioni digitali avanzate che si interfacciano perfettamente con i canali già utilizzati, come e-mail, pec, fax, ed altri.
Tutte le comunicazioni vengono raccolte all’interno di un motore documentale facilmente accessibile dal cliente, basato su sistemi nativamente disponibili di:
- digitalizzazione industriale,
- classificazione/indicizzazione,
- conservazione a norma.
L’uso di algoritmi automatici di classificazione, assicura che i contenuti vengano correttamente posti all’attenzione degli utenti del cliente, in base a criteri di competenza e conoscenza, attraverso il portale web di servizio ed a sistemi di notifica integrati.
L’intero processo è supportato da strumenti all’avanguardia che prevedono anche l’instradamento della documentazione attraverso l’uso di codici a barre, QR-code e data-matrix.
Terminate le fasi di acquisizione e inoltro tramite web, il materiale originale può essere:
- restituito all’azienda,
- affidato al CNI SpA per la conservazione in uno degli archivi attrezzati,
- avviato al macero secondo le vigenti disposizioni di legge.
Inoltre, CNI SpA verifica e certifica la conformità ed autenticità delle copie informatiche all’originale cartaceo, preservando l’efficacia probatoria e il valore legale della posta digitalizzata.
OUTBOUND
CNI SpA progetta e realizza piattaforme evolute, perfettamente integrate con i sistemi di CRM ed intranet aziendali per la gestione digitalizzata della posta in uscita.
Il sistema di gestione del flusso outbound è integrato nel motore documentale e consente:
- la gestione di un workflow approvativo delle comunicazioni in uscita;
- la generazione delle comunicazioni in formato PDF/A on demand oppure massivo da flusso;
- la firma digitale remota puntuale o automatica;
- l’uso di un processo multicanale di spedizione cartaceo, ibrido e full digital.
Inoltre, garantisce l’implementazione di soluzioni innovative per la completa automatizzazione dei processi per il corretto inoltro di grandi volumi di corrispondenza attraverso:
- report analitici dettagliati,
- avviso di ricezione con marca temporale,
- gestione delle comunicazioni inesitate.
DEMATERIALIZZAZIONE FILIALI
CNI SpA consente alle imprese di trasferire i propri archivi cartacei presso i suoi siti archivistici.
Tutte le strutture sono concepite, realizzate e gestite con tecnologie e procedure dedicate alla migliore conservazione dei documenti, nel pieno rispetto delle normative in materia.
Inoltre, offre un servizio avanzato di dematerializzazione del patrimonio documentale dell’azienda, attraverso la digitalizzazione di:
- fatture e documenti fiscali,
- scritture contabili e libri sociali obbligatori,
- contratti e altre scritture private,
assicurando in via continuativa un accesso rapido e agevole alla documentazione acquisita.
Questo procedimento osserva le linee guida stabilite dal Codice dell’Amministrazione Digitale-CAD (D.L. 7 marzo 2005 n.82), utilizzando sistemi e procedure che garantiscono la conformità ai documenti originali.
CNI SpA si occupa anche dello smaltimento degli originali cartacei, nel pieno rispetto delle norme sui principi e modalità di cancellazione (DIN 66398) e sugli aspetti tecnici della distruzione (DIN 66399).
ON BOARDING
CNI SpA eroga servizi di onboarding in conformità con le vigenti normative know your customer attraverso controlli automatizzati per:
- identificare i clienti in remoto,
- raccogliere informazioni,
- verificare la presenza di eventuali criticità
- minimizzare i rischi di furto di identità ed altre frodi informatiche.
Tutte le soluzioni, oltre ad essere completamente personalizzabili e di facile implementazione e operatività, offrono al cliente la migliore esperienza di utilizzo.
In ambito bancario e assicurativo, i sistemi di onboarding sviluppati da CNI SpA consentono l’assoluta trasparenza delle operazioni ed un monitoraggio continuo del rischio del credito.
Infatti, garantiscono un aggiornamento automatico e costante delle informazioni fornite con le eventuali variazioni relative al ranking, ai dati finanziari o alle proprietà immobiliari del cliente.
DOSSIER
CNI SpA progetta e realizza workflow documentali in grado di coordinare in maniera automatizzata le attività di elaborazione, trasmissione ed archiviazione delle informazioni.
Questi sistemi, attraverso tool avanzati di rappresentazione grafica, consentono il pieno controllo su tutti i processi aziendali in riferimento a:
- caratteristiche specifiche dell’impresa,
- procedure di gestione già implementate,
- ruoli e mansioni delle singole professionalità coinvolte in ogni fase.
In questo modo, garantiscono una panoramica steb by step chiara ed esplicita su progressi, criticità o ritardi riscontrati nello svolgimento dei lavori.
L’implementazione di workflow specifici si rivela decisiva specialmente nella gestione delle procedure documentali più complesse, che richiedono l’interazione tra diversi uffici sia interni che esterni all’azienda.
L’utilizzo di questi sistemi automatizzati consente infatti il pieno controllo dell’intero ciclo di vita di ogni pratica:
- realizzazione della prima stesura,
- eventuali modifiche formali e/o sostanziali,
- approvazione del responsabile del procedimento,
- invio al cliente,
- archiviazione a norma di legge.
Tutte le soluzioni proposte da CNI SpA consentono di organizzare la documentazione prodotta in appositi dossier.
Questi fascicoli digitali sono collegati tra loro secondo criteri personalizzabili e soddisfano gli standard più elevati di compliance al GDPR.
