DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

Con le recenti iniziative legislative in materia di gestione elettronica documentale e di standard tecnologici, oramai maturi e consolidati come, ad esempio, la firma digitale, la conservazione sostitutiva e la posta elettronica certificata, La Pubblica Amministrazione centrale e locale, ma anche le imprese private, sono chiamati a gestire il proprio archivio istituzionale con nuove modalità tecniche ed organizzative.
Gli obiettivi che gli Enti sono chiamati a traguardare sono sostanzialmente due:
  • miglioramento dell‘efficienza interna degli uffici, attraverso l‘eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo, lo scambio di documentazione fiscale per via telematica, la possibilità di sostituire il documento cartaceo con il corrispettivo documento digitale e, più in generale, la razionalizzazione complessiva dei flussi documentali
  • miglioramento della trasparenza dell‘azione amministrativa, attraverso strumenti che facilitino l‘accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei cittadini, delle imprese e delle altre amministrazioni (interoperabilità dei sistemi)



La CNI è da anni specializzata nella gestione fisica dei documenti e nella progettazione, organizzazione e sviluppo di sistemi di archiviazione.
Tra i principali servizi disponibili si possono evidenziare:
  • conservazione fisica dei documenti: servizio di conservazione dei documenti cartacei presso i propri locali attrezzati con impianti tecnologicamente all‘avanguardia, consentendo ai Clienti, rispetto ad un magazzino in-house, un notevole risparmio economico ed organizzativo. Il Servizio di gestione del documento è completo e “chiavi in mano”, avendo la capacità di partire dall‘organizzazione e ritiro dei documenti presso la sede del Cliente, fino ad arrivare al macero certificato
  • conservazione informatica sostitutiva degli archivi: le banche dati/immagini realizzate vengono messe a disposizione dei nostri Clienti per una consultazione via internet, intranet, LAN e WAN in completa sicurezza, per una facile attività di ricerca, visualizzazione e consultazione. Gli archivi acquisiti possono essere in formato digitale «sostitutivo» oppure in formato di « archivio digitale»
  • condizionamento, sanificazione e spolveratura: servizio di condizionamento (sostituzione dei contenitori dei documenti se usurati), sanificazione con metodo « NITREX» e spolveratura con aspiratori industriali di tutta la documentazione trattata
  • consulenza archivistica: servizio di analisi delle necessità organizzative (elaborazioni titolari e massimari di scarto) e progettuali con relativa stesura di procedure e progettazione di sistemi archivistici nel pieno rispetto della normativa vigente
  • gestione di archivi di deposito, correnti e storici: progettazione e gestione di sistemi di classificazione e gestione archivistica adottando procedure personalizzate ed appropriate a garantire il corretto funzionamento di un archivio in ogni fase del suo sviluppo
  • acquisizione digitale: la CNI è in grado di acquisire digitalmente (e su richiesta riprodurre/ristampare) documenti cartacei in tutti i formati oggi previsti come standard di mercato. Le batterie di scanner industriali e relativi software di gestione permettono anche di migliorare la qualità delle immagini acquisite
  • acquisizione dati: offerta di servizi di Data Entry e creazione di Data Base personalizzati sulle specifiche esigenze dei nostri clienti. Tutte le attività vengono svolte secondo procedure di massima qualità, garantendo economicità grazie alla efficacia ed alla efficienza dei processi interni di tipo industriale
  • outsourcing integrato documentale: gestione completa del ciclo documentale, dal ritiro della materialità presso le sedi del cliente, fino all‘eventuale distruzione certificata degli originali, passando attraverso l‘elaborazione dei documenti (Data Entry, acquisizione ottica, indicizzazione, verifica), l‘invio dei flussi digitali al cliente, la fornitura in modalità ASP di applicazioni ECM e l‘archiviazione fisica
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